Hướng dẫn cách xây dựng quy trình quản lý bán hàng đúng chuẩn cho doanh nghiệp

Quản lý bán hàng hiệu quả sẽ tạo ra nguồn thu và hạn chế các hậu quả không đáng có cho doanh nghiệp. Dưới đây là quá trình nghiệp vụ quản lý bán hàng tối ưu nhất được đông đảo doanh nghiệp lớn áp dụng thành công. Hy vọng sẽ trở thành một nguồn tham khảo giúp ích với bạn.

Ở bất cứ hoạt động nào của xã hội cũng cần thiết nên đưa ra các nguyên tắc quản trị, và bán hàng cũng không nên ngoại lệ. Trước khi đi vào nội dung chính, hãy cùng tìm hiểu xem một quy trình nghiệp vụ quản lý bán hàng như thế nào được đánh giá là chuẩn.

1. Quá trình nghiệp vụ quản lý bán hàng chuẩn là gì?

Một quá trình nghiệp vụ quản trị bán hàng chuẩn (Sales process) bao gồm chuỗi những hành động chi tiết, trực quan mà người đại diện bán hàng nên thực hiện trong quy trình mua hàng để chuyển một đối tượng từ dạng tiềm năng sang khách hàng.

Hướng dẫn cách xây dựng quy trình quản lý bán hàng đúng chuẩn cho doanh nghiệp

Khi thiết lập hoàn thành quy trình bán hàng chuẩn, sẽ giúp không chỉ người lao động mà còn giúp tổ chức đạt được mục tiêu chiến lược.

• Thứ nhất, nhờ vào quá trình bán hàng chuẩn được triển khai, người lao động sales sẽ có căn cứ và quy chuẩn để học hỏi và mở rộng kĩ năng bán hàng. Tuân theo quá trình bán hàng, họ sẽ cung cấp thông tin có giá trị và nhất quán hơn đến mọi lợi ích được tìm kiếm. Suy ra, nhân viên sales đạt được chỉ tiêu doanh số và cải thiện kĩ năng của bản thân.
• Thứ hai, một quy trình bán hàng thành thạo và hiệu quả sẽ giúp các cấp lãnh đạo chi phối lợi ích và nguồn lực. Cùng với đó, việc bán hàng chuẩn chỉnh giúp tăng thuận lợi tỉ lệ chuyển đổi thành khách hàng.

2. Hình thức xây dựng quá trình nghiệp vụ quản lý bán hàng

Tại đây, vấn đề nghiệp vụ quản lý được đặt ra với bộ phận kế toán bán hàng với quy trình nghiệp vụ được mô tả như sau:

• Báo giá cho khách hàng
• Đồng ý mua? (Khi khách hàng đồng ý mua hàng, chuyển sang bước 3. “Lập đơn bán hàng”. Nếu khách hàng không đồng ý mua hàng, kết thúc Quá trình bán hàng cho khách hàng)
• Lập đơn bán hàng: Xác nhận đơn bán hàng chính thức và ngày giao hàng, rồi chuyển thông tin đến bộ phận kho.
• Kiểm tra hàng trong kho: Kho sẽ check tồn kho, xử lý đơn hàng. Nếu còn hàng, hoàn thiện đủ đơn đặt hàng -> xuất kho giao khách hàng; ngược lại. Nếu không đủ sẽ đặt hàng từ nhà cung cấp hoặc lên phương án sản xuất -> hoàn thành đơn hàng, giao hàng đúng hạn.
• Thanh toán tiền hàng của khách hàng: theo dõi, cam kết tiến độ thanh toán.

Kế toán bán hàng cần hạch toán cụ thể tình trạng biến động của từng mặt hàng tiêu thụ, giám sát từng khách hàng với số lượng mua, thanh toán công nợ. Từ đó, biết được mặt hàng nào tiêu thụ nhanh hay chậm để kịp thời đề xuất các biện pháp quản lý xúc tiến hoạt động kinh doanh một cách phù hợp.

Bên cạnh đó, nghiệp vụ bán hàng có nhiều phương thức bán hàng khác nhau. Do đó hiệu quả Thương mại của từng phương thức cũng khác nhau bởi phụ thuộc vào số lượng, giá cả hàng hoá và phương thức thanh toán… của từng phương thức. Vấn đề đặt ra đối với nhà quản trị là bắt buộc ghi chép, đối chiếu. So sánh chính xác để lựa chọn phương thức bán hàng hiệu quả nhất cho doanh nghiệp mình.

Do bán hàng là quá trình chuyển hoá tài sản của công ty từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ, cho buộc phải quản lý nghiệp vụ bán hàng nên quản trị cả hai mặt tiền và hàng. Tiền liên quan đến tình trạng thu hồi tiền bán hàng, tình hình công nợ và thu hồi công nợ của khách hàng,… đồng nghĩa với việc kế toán cũng như thủ quỹ nên quản trị theo từng khách hàng, từng khoản nợ tiếp theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hàng liên quan đến quy trình bán ra, dự trữ, các khoản giảm trừ, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán… để đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh.

Thêm vào đó kế toán bắt buộc thường xuyên kiểm tra tình trạng thực hiện chiến dịch bán hàng và thực hiện những chính sách có liên quan đến hoạt động đó: giá cả, chi phí bán hàng, quảng bá tiếp thị… Bên cạnh đó cần tính toán và liệt kê chiến dịch về hoạt động đó một cách phù hợp.

Vừa rồi là quy trình nghiệp vụ quản trị bán hàng chuẩn được đông đảo doanh nghiệp áp dụng. Để quản lý bán hàng hiệu quả, nhất định nhà quản trị cần sử dụng những phần mềm hỗ trợ như phần mềm quản trị bán hàng. Vì nó hữu dụng cực kỳ nhiều cho tổ chức trong việc kiểm soát hàng hóa, chi phối dòng tiền và kiểm soát chính xác doanh số.

>>> Xem thêm: Top 5 nguyên tắc quan trọng để lập kế hoạch kinh doanh cho doanh nghiệp SME.