Hướng dẫn cách quản lý hồ sơ nhân sự doanh nghiệp dễ dàng, hiệu quả

Quản lý hồ sơ nhân sự là trách nhiệm có ảnh hưởng rất lớn đến phòng Hành chính nhân sự. Vì vậy, mà các bộ phận nhân lực thực hiện việc này buộc phải có rất nhiều kỹ năng, nắm vững cách thức làm để xác định công việc được thuận lợi. Chi tiết các cách thức thực hiện để quản lý hồ sơ nhân sự như thế nào, mời bạn đọc tìm hiểu qua nội dung sau đây.

1. Tại sao doanh nghiệp cần quản lý hồ sơ nhân sự?

Hồ sơ nhân sự là nơi để lưu trữ những thông tin mỗi người người lao động khiến việc trong tổ chức như: Sơ yếu lý lịch, giao kèo cần lao, thang bảng lương, bảo hiểm,… mang rất nhiều loại thủ tục cũng như hồ sơ liên quan tới nguồn lực tổ chức buộc phải lưu giữ. Trong đấy, mang nhiều chiếc mang thể lưu trữ trong thời gian ngắn, nhưng cũng sở hữu chiếc buộc phải lưu trữ lâu dài.

Dù là công việc bắt buộc, nhưng vẫn có nhiều người trực tiếp thực hiện quản trị hồ sơ chưa hiểu được đầy đủ ý nghĩa cũng như lý do của việc này. Dưới đây là một số lý do để công ty quản lý hồ sơ nhân lực một cách khoa học.

– Việc quản trị, lưu trữ hồ sơ nhân lực là điều kiện bắt buộc các doanh nghiệp phải thực hiện theo luật pháp. Đồng thời, phòng ban hành chính nhân sự sẽ là nguồn lực mang sứ mệnh ghi lại mọi thông tin cá thể của nhân viên trong công ty.

– Quản lý hồ sơ nhân lực hiệu quả giúp công ty theo sát, giữ bắt được tình hình, chất lượng nguồn nhân lực tại đơn vị mình. Giờ đây, vừa lúc với những điều chỉnh cho việc phát triển nguồn lực hoặc mở rộng quy mô công ty trong khoảng thời gian dài.

– Hỗ trợ công ty giải quyết nhiều tranh chấp sở hữu nhân viên khi không may với sự cố ko kể ý muốn.

Vậy làm thế nào để quản trị hồ sơ người lao động hiệu quả? Đây luôn là vấn đề được các tổ chức đầu tư hàng đầu, nhiều doanh nghiệp quy mô lớn sở hữu hàng nghìn lao động. Để ko nhầm lẫn hồ sơ nhân lực sở hữu nhau, thì sẽ với các quy chuẩn riêng trong việc lưu trữ giấy tờ nguồn lực gắn liền các quá trình hoạt động từng doanh nghiệp, cũng như đặc thù của mỗi loại thủ tục. Nhìn chung, quá trình này bắt buộc xác định những thông tin cần có của nguồn lực như:

– Sơ yếu lý lịch, văn bằng, các thông tin cá nhân người lao động;

– Tin tức can dự đến Quá trình làm việc: Ngày vào làm chủ yếu thức, chức phận, phòng ban, công việc bây giờ, chấm công (nghỉ ốm, công việc, nghỉ phép,…);

– Hiệp đồng cần lao và quyền lợi BHXH nhân viên được hưởng;

– Thông tin can dự tới kết thúc hiệp đồng lao động.

>>> Xem thêm: Phương pháp quản lý nhân sự hiệu quả dành cho lãnh đạo.

 2. Hướng dẫn cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả

• Tạo tủ hồ sơ hành chínhvăn phòng:

Với lượng hồ sơ quá lớn, nhiều doanh nghiệp cần sở hữu mọi tủ đựng giấy tờ có nhiều ngăn. Tránh việc lưu trữ trong cùng một chỗ chứa vì sẽ gây khó khăn cho việc tìm kiếm, rà soát.

Mỗi ngăn tủ phải có kích thước phù hợp với từng loại giấy tờ (thông thường là 28cm x 35cm). Và nếu văn phòng có diện tích nhỏ thì bắt buộc người dùng phải sử dụng chiếc tủ treo trên tường để quản lý giấy tờ nhân tự.

• Phân loại hồ  sơ 

Việc phân mẫu giấy má là rất có giá trị, trường hợp phân mẫu sở hữu hệ thống thì sẽ thuận lợi cho việc kiểm tra, xem xét. Với những bí quyết phân chiếc thủ tục rộng rãi sau: phân mẫu theo chủ đề; phân mẫu theo cụm (chia nhỏ giấy má theo từng cụm trong từng chủ đề); phân loại theo đội ngũ.

• Sắp xếp hồ sơ:

Bước tiếp theo sau khi khi đã phân dòng là việc sắp xếp thủ tục một bí quyết khoa học. Phải sắp xếp, quản trị thủ tục nhân sự theo biểu hiện như sau: sắp xếp theo thời điểm (trước/ sau); xếp đặt theo loại tự (A,B,C,…); xếp theo phòng ban; sắp xếp theo đặc thù hồ sơ, hoặc sự vụ khắc phục công tác (hoàn thành hoặc chưa thành công dứt điểm).

• Lưu trữ hồ sơ:

Tại bước này, việc lưu giữ hồ sơ bắt buộc tiến trình ở một công suất ổn định để lúc nên sở hữu thể tiện lợi lấy ra, tiết kiệm đôi khi. Kinh nghiệm tại bước này là làm bản kể tên một bí quyết chuỗi hồ sơ của doanh nghiệp. Qua đó, với thể bố trí, quản lý và tra cứu giấy tờ nhanh chóng.

– Đánh số ở góc cần hồ sơ lưu trữ;

– In nhãn trong khoảng số -> tới số cho nhân thể tra cứu;

– Tạo bảng tính excel để lưu giữ, với chú giải và tiêu dùng tính năng Hyperlink (siêu liên kết) để gắn có tập tin, hình ảnh nên lưu;

– Hoặc thuận tiện nhất là scan máy quét hồ sơ vào dạng tập tin, đối sở hữu các công ty có phần mềm quản trị nguồn lực nhiều năm kinh nghiệm để quản trị thủ tục.

>>> Xem thêm: Nghệ thuật quản lý nhóm hiệu quả trong mô hình doanh nghiệp Việt.