Cách xây dựng quy trình đánh giá hệ thống KPI hiệu quả nhất

KPI là một công cụ hiện đại nhằm giúp đỡ các nhà quản trị sắp xếp chiến lược lãnh đạo và hoàn thành những mục tiêu cho từng bộ phận, từng ngành nghề. Vậy các bước để xây dựng quy trình đánh giá hệ thống KPI hiệu quả gồm những gì? Dưới đây bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết đến bạn.

1. Định nghĩa KPI

KPI (viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator) có nghĩa là chỉ số đánh giá thực thi công việc. Một công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được chứng minh thông qua số liệu, mục tiêu định lượng, tỉ lệ. Nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.

Trong công ty, KPI giúp cho các nhà quản trị sắp xếp chiến lược lãnh đạo thành các mục tiêu quản trị và chương trình hành động chi tiết nhất đối với từng bộ phận, từng lĩnh vực như: về nguồn lực (tuyển dụng, đào tạo, hiệu suất lao động của nguồn nhân lực, an toàn lao động, lương, hoạt động cải tiến, hiệu suất công việc,…); về tài chính; về quảng cáo; về chất lượng sản xuất… Đây chính là mục tiêu công việc mà doanh nghiệp, phòng ban, tổ nhóm hay cá nhân phải đạt được để đáp ứng yêu cầu chung.

KPI là cơ sở để nhà quản lý đánh giá thành tích của các phòng ban cũng như từng cán bộ nhân viên. Từ đó, đưa ra các chế độ khuyến khích nhân viên thích hợp.

2. Mục đích sử dụng KPI

Bởi những chỉ số KPI mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể, cho nên mục đích khi sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực thi công việc là để cam kết rằng NLĐ sẽ thực thi đúng sứ mệnh theo chức danh của mình được nêu trong bảng mô tả công việc. Góp phần cho việc đánh giá thực hiện công việc trở bắt buộc minh bạch, rõ ràng và hiệu quả hơn.

3. Cách xây dựng và triển khai KPI hiệu quả

Bước 1: Khẳng định bộ phận/người thiết lập KPI

Để khẳng định đối tượng nào sẽ là người thực hiện kiến tạo nên KPI, có 2 phương pháp chính:

Thứ nhất, Trưởng các bộ phận, phòng ban chức năng trực tiếp thiết lập hệ thống KPI cho các vị trí trong bộ phận, phòng ban mình quản trị. Vì họ là người hiểu rõ nhất về những nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận.

Bộ phận, phòng ban càng lớn thì càng chia nhỏ việc thiết lập KPI cho những cấp dưới. Ở phương pháp này, đội ngũ quản lý nguồn lực đóng vai trò hỗ trợ, chỉ dẫn về mặt phương pháp để đảm bảo KPI tuân thủ đúng các nguyên tắc trên.

• Ưu điểm: những chỉ số KPI sẽ có tính khả thi cao và mang thể hiện được rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
• Nhược điểm: nếu phòng ban tự đặt chỉ tiêu thì có thể dẫn tới thực trạng thiếu khách quan, đặt mục tiêu quá thấp. Lời khuyên là nếu dùng phương pháp này thì nên có sự kiểm định, đánh giá của đội ngũ nhân sự và đội ngũ quản lý cấp cao.

Thứ hai, bộ phận nhân lực, đội ngũ quản trị cấp cao sẽ đưa ra bộ KPI cho từng phòng ban/bộ phận. Khác với phương pháp trên, phương pháp này cam kết được tính khách quan, khoa học. Tuy nhiên, các chỉ số KPI liệt kê có thể chưa sát với thực tế công việc, không chứng minh được đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận, phòng ban. Muốn khắc phục vấn đề này, hệ thống KPI sau được xây dựng phải có sự thẩm định, đánh giá lại từ phía bộ phận chức năng.

Bước 2: Xác định các chỉ số KPI

Yếu tố quan trọng nhất khi kiến tạo nên các chỉ số KPI đánh giá hiệu quả công việc là bắt buộc đảm bảo chúng được gắn bó chặt chẽ với những chỉ tiêu chi tiết của phòng ban, công ty.

sau đã thống nhất được KPI với phần chỉ tiêu của phòng ban, bước tiếp theo là ứng dụng những quy định SMART để đánh giá từng chỉ số thực hiện công việc:

S – Specific: chỉ tiêu cụ thể

M – Measurable: chỉ tiêu đo lường được

A – Attainable: chỉ tiêu có thể đạt được

R – Relevant: chỉ tiêu thực tế

T – Timebound: mục tiêu có thời hạn cụ thể

Nếu các chỉ số KPI thiết lập không đạt được tiêu chí SMART sẽ ảnh hưởng xấu đến việc đánh giá. Bên cạnh đó còn gây thiệt hại tiêu cực cho hệ thống quản lý tổ chức nói chung. Cụ thể:

• Nếu không phù hợp tiêu chuẩn (Specific) thì nhân viên không biết mình buộc phải làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả công việc như mong muốn.
• Các chỉ số không đo lường được (Measurable) thì kết quả thực thi công việc sẽ không có có giá trị.
• Những chỉ số KPI nếu không thể đạt được (Achievable) hay (Realistic) thì mục tiêu thiết lập quá xa vời, nhân viên không thể đạt được dù đã cố gắng hết mình. Vấn đề này tác động đến tâm lý, gây chán nản, mệt mỏi và thiếu động lực làm việc.
• Những chỉ số KPI không có (Time-bound) khiến nhân viên không biết công việc này cần hoàn thành khi nào; gây ra tình trạng khó kiểm soát chính việc họ đang làm.

Ngoài ra, lưu ý là các chỉ số hiệu suất được chọn làm KPI sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình buôn bán, hoạt động chi tiết của người lao động và KPI chung của phòng ban. Ví dụ, KPI có thể được dùng để đo những khu vực như: đơn vị bán hàng, lợi nhuận trên mỗi mặt hàng, chất lượng thành phẩm, dịch vụ khách hàng, thời gian cần thiết để thành công nhiệm vụ, khách hàng giới thiệu, doanh thu nhân viên… Ngay cả những vai trò có vẻ như không cống hiến cho sự phát triển tài chính của doanh nghiệp, cũng phải có KPI phù hợp với mục tiêu và tương lai của doanh nghiệp.

Bước 3: Đánh giá mức độ hoàn thành KPI

Sau khi đã xác định được KPI cho từng bộ phận và vị trí công việc, đã đến lúc áp dụng nó vào trong việc quản lý. Nhìn chung, mọi đầu công việc, KPI đều có thể phân chia về 3 nhóm chính như sau:

• Nhóm A: tốn nhiều thời gian để thực thi, ảnh hưởng nhiều đến chỉ tiêu chung.
• Nhóm B: tốn ít thời gian để thực thi, ảnh hưởng nhiều nhất đến mục tiêu chung hoặc tốn nhiều nhất thời gian để thực thi, ảnh hưởng ít đến mục tiêu chung.
• Nhóm C: tốn ít thời gian, ảnh hưởng ít.

Mỗi nhóm KPI này sẽ có trọng số khác nhau, tùy thuộc vào mức độ quan trọng của chúng. Ví dụ như: A: 50%; B: 30% và C: 20%.

Để đánh giá mức độ hoàn thành của một nhân viên A có bộ 3 KPI bao gồm cả A, B và C. Trong đó KPI C có 2 KPI con, thì ta có thể sử dụng bảng công thức như dưới đây:

>>> Xem thêm: Đánh giá nhân viên dựa trên phần mềm quản lý nhận sự - tiền lương.

Bước 4: Liên kết giữa kết quả đánh giá KPI và lương, thưởng

Với mỗi mức độ hoàn thành KPI, người xây dựng hệ thống KPI sẽ khẳng định một mức lương thưởng tuyệt đối. Chính sách này có thể được quy định từ trước bởi các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp, của quản lý cấp cao nhất trong phòng ban, người xây dựng hệ thống KPI. Hoặc do chính những nhân viên tự thống nhất với nhau.

Thông thường, sẽ có một buổi nghiệm thu đánh giá kết quả công việc định kỳ cuối mỗi kỳ đánh giá. Việc đánh giá phải được khách quan và toàn diện bằng cách kết hợp ý kiến của cả sếp, đồng nghiệp, khách hàng và bản thân người lao động.

Bước 5: Điều chỉnh và tối ưu KPI

KPI có thể được theo dõi và điều chỉnh theo thời gian. Có thể mất vài tháng đầu để mọi thứ đạt đến mức tối ưu nhưng một khi đã có được KPI cuối cùng, hãy duy trì nó trong ít nhất một năm.

>>> Có thể bạn quan tâm

1. Phương pháp xây dựng chiến lược nhân sự trong mô hình doanh nghiệp.

2. Hiệu quả bất ngờ khi doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự.