Chu trình PDCA là gì? Những lưu ý để áp dụng hiệu quả chu trình PDCA
Ngày nay, nhu cầu tiếp cận một phương thức quản lý mới là nguyên tắc cấp thiết với sự chuyển hướng của tổ chức. Trong đó, chu trình PDCA chính là lời giải đáp cho những vướng mắc trên. Nó giúp cho công việc của doanh nghiệp được hoạch định và triển khai bài bản, hạn chế được những sai sót dẫn đến tổn thất, mất mát. Tuy nhiên, để áp dụng hiệu quả chu trình PDCA trong chế tạo yêu cầu cần tuân thủ một số yêu cầu nhất định.
Vào năm 1950, chu trình PDCA được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật bao gồm: lập kế hoạch – thực thi – kiểm tra – điều chỉnh (Plan-Do-Check-Act), chi tiết được diễn giải như sau:
P (Plan): lên kế hoạch và đề xuất phương pháp đạt mục tiêu.
D (Do): Đưa kế hoạch vào thực thi.
C (Check): Kiểm tra kết quả thực hiện dựa theo chiến lược đã đề ra.
A (Act): Thông qua các kết quả thu được, đề xuất những cách thức điều chỉnh thích hợp nhằm khởi đầu lại chu trình với những thông tin đầu vào mới.
Ông chỉ ra, có đến 80 – 85% chất lượng thành phẩm, dịch vụ đạt kết quả như mong đợi hay không là do ở vấn đề quản lý. Đối với những công ty, tổ chức áp dụng hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, thì chu trình PDCA gần như là bài học vỡ lòng quan trọng.
1. Định nghĩa chu trình PDCA
Đây là một chu trình hoạt động chuẩn với phương thức khá đơn thuần. Trước tiên là vấn đề hoạch định (Plan) cho những công việc nên làm. Tiếp đến là khâu tạo ra chi tiết hình thức thực thi (Do) những công việc đó. Kế đến là kiểm tra (Check) lại các việc đã làm và sau cùng là hành động (Act) khắc phục, phòng ngừa các sai sót, hạn chế chưa phù hợp để cải tiến. PDCA giúp cho công việc được hoạch định và triển khai một cách chuẩn chỉnh. Suy ra, giảm thiểu được các sai sót dẫn đến tổn thất, mất mát.
Tại sao các doanh nghiệp nên thiết lập PDCA
Đối với các doanh nghiệp, tổ chức có áp dụng hệ thống quản trị chất lượng theo đạt chuẩn ISO, thì chu trình PDCA là quan trọng không thể thiếu. Vòng tròn PDCA giúp cho tổ chức có thể kiến tạo nên những công việc buộc phải được tiến hành một cách khắt khe, theo quá trình, nhằm duy trì chất lượng hiện có.
Một số hiệu quả mà PDCA mang đến khi được áp dụng trong tổ chức có thể kể đến như:
- Cải tiến quá trình.
- Thay đổi hình thức quản trị.
- Quản trị chất lượng.
- Kiểm soát, duy trì thực hiện dự án.
- Quản trị năng suất.
- Nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty.
2. Áp dụng chu trình PDCA trong chế biến (quản lý và giám sát)
Chu trình PDCA là một chu trình cải tiến, được mẫu mã dựa trên ý tưởng đề nghị thay thế, đo lường kết quả và tích hợp thay thế trên toàn hệ thống. Đây cũng là yếu tố cần thiết của triết lý sản xuất tinh gọn đang được nhiều tổ chức hiện đại ứng dụng hiện nay, nhằm theo dõi và quản lý chế biến.
2.1. Plan – Lập kế hoạch
Quá trình chi tiết để lập kế hoạch thực sự bao gồm 03 bước: xác định vấn đề, phân tích và mở rộng theo một thử nghiệm để kiểm tra nó. Trong đó, đối với hoạt động giám sát và quản lý chế tạo, các tổ chức phải lưu ý công việc sau:
- Xác định vấn đề
- Có những vấn đề nào đang tác động tới hoạt động chế biến của công ty (hàng tồn kho không đủ, thách thức khi ghi nhận đơn hàng,…)?
- Mức độ tác động của vấn đề này tới chu trình chế biến (độ trễ trong hoạt động…)?
- Mức độ tác động của vấn đề đến những bộ phận liên quan trong doanh nghiệp (giao hàng, kinh doanh…)?
- Phân tích vấn đề
- Tìm kiếm, tìm hiểu thông tin để nhận dạng, hiểu đầy đủ những vấn đề và nguyên do phát sinh vấn đề đó (nhân công, nguyên vật liệu, tình hình cơ sở vật chất, máy móc…)?
- Thu thập dữ liệu liên quan đến điều này (hoạt động liệt kê trong nhà máy, tình trạng chế tạo trước…)?
- Các bộ phận nào buộc phải tham dự vào quy trình (chỉ nên bộ phận quản lý hay cả sự tham dự của những công nhân nhà máy…)?
- Đánh giá về tính khả thi để giải quyết vấn đề?
- Phát triển thử nghiệm
- Đề nghị các giải pháp khả thi để thực nghiệm.
- Khẳng định đối tượng tham gia và vai trò liên quan? (Ai sẽ có trách nhiệm về nó?)
- Xác định mục đích của cuộc thử nghiệm và cách thức đo lường hiệu suất?
- Làm thế nào tạo ra từ quy mô nhỏ thử nghiệm sang việc triển khai chính thức?
2.2. Do – Thực hiện
Giai đoạn thực thi là nơi để tạo ra các giải pháp hay những thay thế được đề nghị từ bước trước đó. Quy trình này sẽ được thực thi trên quy mô nhỏ và dần điều chỉnh để sắp xếp quy mô toàn tổ chức sao cho nhanh chóng và ít tốn kém hơn. Bên cạnh đó, công ty buộc phải chú ý đo lường năng suất cũng như thu thập dữ liệu cần thiết để đánh giá kết quả sau này thông qua những thành phần như: độ trễ trên dây chuyền chế biến, năng suất công nhân, hiệu suất thiết bị, hay số lượng thành phẩm đạt chất lượng được hoàn thành…
2.3. Check – Kiểm tra
Ở giai đoạn này, công ty phải đối sánh phần thử nghiệm, phân tích kết quả rồi xác định những gì đã đạt được qua việc trả lời những câu hỏi sau:
- Việc thực hiện thay thế tại nơi chế biến có đem tới kết quả hy vọng không?
- Còn vấn đề nào chưa thực hiện được?
- Kinh nghiệm rút ra là gì?
- Có đủ dữ liệu để đánh giá hiệu quả hay không?
- Có cần thiết buộc phải chạy thử nghiệm khác không?
- Giải pháp được đề xuất có còn khả thi và mang tính thực tế nữa không?
- Làm thế nào để thử nghiệm quy mô nhỏ có thể nhanh chóng triển khai chính thức?
2.4. Act – Hành động
Tại bước này trong chu trình PDAC, việc tạo ra được thực thi trên diện rộng dựa trên các kinh nghiệm mà tổ chức có được trong quá trình thử nghiệm. Nếu những thay thế không mang đến hiệu quả thì buộc phải thực hiện lại chu kỳ với một kế hoạch khác tại nhà máy. Ngược lại, nếu chiến dịch hiệu quả thì buộc phải bắt buộc chuẩn hóa quy trình và thiết lập nó trên toàn hệ thống. Trong giai đoạn này của chu trình, hãy trả lời những câu hỏi sau khi trước khi bắt tay vào thực hiện:
- Các nhân lực nào cần thiết để có thể triển khai giải pháp trên phạm vi toàn nhà máy?
- Hình thức nào để sự thay đổi được duy trì lâu dài?
- Phương pháp đo lường nào nên được áp dụng, và cách thức giám sát ảnh hưởng của giải pháp?
Nhận xét
Đăng nhận xét