Năng lực nhân sự có chức năng gì đối với doanh nghiệp?

1. Khái niệm về năng lực

“Năng lực là đặc tính có thể đo lường được của kiến thức, kỹ năng, thái độ. Và những phẩm chất cần phải có để hoàn thành được nhiệm vụ. Khả năng là thành phần giúp một cá nhân làm việc hiệu quả hơn so với các người khác.” theo Cục quản lý nguồn lực (Office of Personnel Management).

Theo khái niệm này, khả năng thường bao gồm 3 nhóm yếu tố: A-S-K tương đương thái độ, chuyên môn, Kiến thức.

• Thái độ (Attitude): mô tả cách nhìn nhận về công việc, về nhiệm vụ, về đồng nghiệp và về cộng đồng. Thái độ kiểm soát cách thái độ, hành vi và tinh thần trách nhiệm của đội ngũ nhân sự
• Chuyên môn (Skill): mô phỏng những khả năng chuyên biệt của một cá nhân về một. Hoặc nhiều khía cạnh nào đó được dùng để xử lý tình huống hay công việc phát sinh trong thực tế.
• Kiến thức (Knowledge): mô phỏng các thông tin, sự kiện, quy luật thuộc lĩnh vực được học. Và nghiên cứu từ trường lớp hoặc được tích lũy từ thực tế, từ các nguồn tư liệu hoặc từ những chuyên gia có kinh nghiệm.

Năng lực có thể được hình thành do tư chất tự nhiên của cá nhân. Tuy nhiên năng.lực phần lớn được bồi đắp, đẩy mạnh qua quy trình quyết tâm học hỏi, luyện tập, trau dồi kiến thức và chuyên môn.

2. Đánh giá năng lực nhân sự là gì

“Đánh giá theo năng lực là đánh giá kiến thức, chuyên môn và ứng xử trong bối cảnh có ý nghĩa”, (Leen pil, 2011).

Đánh giá khả năng đối với cán bộ người lao động tại công ty thường được lựa chọn dựa theo phương pháp, hình thức, quá trình. Vấn đề này được thực hiện bởi những chuyên gia hay cá nhân có thẩm quyền đánh giá. Suy ra, công ty có thể thu thập thông tin về tình trạng năng lực, xác định tiềm năng sự chuyển hướng của nhân sự.

Khả năng không phải thành phần có thể thay thế nhanh chóng hay ngay lập tức. Khả năng bắt buộc trải qua quy trình rèn luyện, học tập, tích lũy trong thời gian đủ dài để “ngấm” kiến thức. Do đó, đánh giá khả năng cho một hoặc nhóm nhân lực thường tối thiểu cách nhau 6 tháng đến 1 năm trở lên.

3. Tại sao doanh nghiệp phải đánh giá năng lực nhân sự?

Đánh giá năng lực có vai trò và ý nghĩa không thể thiếu trong công tác quản lý nhân lực tại công ty. Từ khi tổ chức khởi đầu tạo nên, việc tuyển dụng, tạo ra các nguồn lực bước đầu tiên sẽ dưới góc độ “Có khả năng và phù hợp với vị trí công việc dự kiến hay không?” Hay cụ thể ra là nhân lực đó có kiến thức tốt để thực thi công việc hay chưa? Chuyên môn đã đủ tốt để làm việc hiệu quả hay chưa? Ứng xử có tốt hay không…? Cho dù việc đánh giá này có bài bản hay không.

Đánh giá năng lực được dùng khá nhiều nhất trong các hoạt động của quản lý nhân lực. Là thông tin giá trị để chăm sóc cho nhiều nhất nghiệp vụ khác nhau trong doanh nghiệp:

4. Tại sao cần phân loại nhân sự theo năng lực của họ?

Dựa trên kết quả năng lực của người lao động, công ty có thể phân loại nhân viên theo mức độ hoàn thiện chuẩn NL. Từ đó có thể đề ra những phương án phù hợp để phân công giao việc, đào tạo, thuyên chuyển, bổ nhiệm hay dùng nguồn lực một cách hợp lý.

Việc liệt kê, phân loại trong quản lý nhân sự cực kỳ không thể thiếu. Mỗi nhóm đối tượng khác nhau sẽ có hình thức, biện pháp quản trị, nâng cao hay khai thác khác nhau. Điều này tránh tình trạng gói gọn khả năng nguồn lực toàn tổ chức thành một cấp độ, sắp xếp khoảng cách quá lớn giữa khả năng các người lao động. Cùng với đó, việc quản trị hay khai thác tiềm năng nhân lực sẽ không đạt hiệu quả cao. Giống như trong đào tạo, hiệu quả đào tạo sẽ cao hơn khi học viên được đánh giá và phân chia những trình độ của học viên.

Các cấp độ đáp ứng chuẩn NL được phân chia thường thấy tại các doanh nghiệp:

• Hoàn thành 100% chuẩn NL trở lên
• Từ 85% – dưới 100% chuẩn NL
• Từ 75% – dưới 85% chuẩn NL
• 60% – dưới 75% chuẩn NL
• Dưới 60% chuẩn NL

5. Xác định mức độ đáp ứng nguyên tắc khả năng

Mức độ hoàn thiện nguyên tắc năng lực có thể được ứng dụng cho nhiều nghiệp vụ trong quản trị nguồn lực để đảm bảo công ty duy trì nguồn nhân sự có chất lượng tốt, số lượng nhân lực hoàn thành nguyên tắc kinh doanh:

5.1. Tuyển dụng

Đánh giá năng lực CBNV thường là tổng hợp nhiều nhất quy tắc. Trong đó, nhà tuyển dụng có thể đánh giá nhờ tiếp xúc, cảm nhận và giám sát có các quy tắc có thể được đánh giá sớm như kiến thức, thái độ. Tuy nhiên, một số tiêu chí phải được đánh giá sau một quá trình quan sát thực tế. Do vậy, nhà tuyển dụng có thể lựa chọn một số quy tắc đánh giá trong danh mục tiêu chuẩn đầy đủ để đánh giá ứng viên tại các vị trí tương ứng.

Khi đánh giá ứng cử viên, nhà tuyển dụng thường sử dụng rộng rãi đến một số yếu tố như Kiến thức, chuyên môn, thái độ/tính cách hay các thành phần liên quan đến tính chất công việc. Đánh giá thường tập trung vào khả năng hay tiềm năng của ứng cử viên. Nếu ứng viên có thể đáp ứng kiến thức và một số chuyên môn sơ bộ thì ứng viên đó sẽ có thể thực thi tốt công việc trong tương lai.

Xác định mức độ hoàn thiện yêu cầu tuyển dụng thường được đánh giá qua các hoạt động như phỏng vấn, làm bài kiểm tra đầu vào (kiểm tra lý thuyết, bài tập tình huống trên giấy), qua quan sát thực tế thực hiện một công việc, hoạt động nào đó.

Một hội đồng đánh giá được có mặt trên thị trường và kết quả đánh giá của từng thành viên trong hội đồng được tổng hợp để xem xét, lựa chọn. Thành phần năng lực thường được coi là không thể thiếu nhất để quyết định lựa chọn ứng viên. Mức độ chuẩn NL của ứng cử viên và một số các quy tắc khác liên quan như bằng cấp, tính cách… là căn cứ để lựa chọn ứng viên qua những vòng tuyển dụng cũng như ký kết hợp đồng lao động.

Mặt khác, thông qua đánh giá ứng viên, nhà tuyển dụng khẳng định được kiến thức, kỹ năng nào có thế đào tạo. Kiến thức, chuyên môn nào có thể hoàn thành ngay sau khi tuyển dụng và năng lực nào khó sự chuyển hướng.

5.2. Quy hoạch và bổ nhiệm

Việc xem xét, bổ nhiệm cán bộ thực tế là so sánh giữa khả năng hiện tại và năng lực thích hợp của nhân sự đối với vị trí mới. Bằng việc đánh giá nhân sự đối với các quy tắc của vị trí dự kiến bổ nhiệm, tổ chức có thể xác định được mức độ hoàn thành tiềm năng của nhân lực đối với vị trí tương ứng. Suy ra, nhân sự nào đáp ứng được nguyên tắc khả năng cho vị trí được bổ nhiệm (thường là đáp ứng mức tối thiểu), tổ chức nên cân nhắc vấn đề đào tạo hay hướng tới quy trình quy hoạch, bổ nhiệm.

Đánh giá khả năng cũng giúp đỡ rất tốt cho việc xem xét tính phù hợp của nguồn lực chi tiết với một vị trí khác trong tổ chức. Suy ra, tổ chức có thể bố trí, triển khai, thuyên chuyển nhân sự đó sang vị trí mới phù hợp với sở trường, năng lực và phát huy được tốt hơn các thế mạnh cá nhân.

5.3. Xây dựng kế hoạch đào tạo và chiến lược phát triển

Đánh giá năng lực là cơ sở quan trọng cho hoạt động đào tạo nhân sự, tiền đề cho thiết lập chiến lược mở rộng nguồn nhân sự.

Dựa trên kết quả đánh giá khả năng của toàn bộ cá nhân trong doanh nghiệp, bộ phận nguồn lực có thể khẳng định bằng tính toán và thống kê, tập hợp kết quả:

• Cá nhân nào chưa đáp ứng/đáp ứng được yêu cầu khả năng
• Những năng lực nào có đa số cá nhân chưa đáp ứng/đáp ứng chuẩn NL
• Những vị trí nào có nhiều cá nhân đáp ứng/ chưa hoàn thiện được chuẩn NL
• Mức độ hoàn thành chuẩn NL của những nhóm vị trí (quản lý cấp cao, quản lý cấp trung, nhân viên)
• Các cá nhân có năng lực tốt và có năng lực đào tạo người khác/trở thành chuyên gia đào tạo nội bộ

Từ những thông tin trên, tổ chức có thể xác định:

• Buộc phải đào tạo năng lực gì theo thứ tự ưu tiên?
• Bắt buộc đào tạo các nhân sự/nhóm nhân sự nào theo thứ tự ưu tiên?
• Đề cao đào tạo cho nhóm quản trị hay nhân viên?
• Nội dung đào tạo (dựa theo nội dung năng lực được đánh giá)
• Nếu số lượng nhân lực chưa hoàn thiện yêu cầu ít và phân tán; hoặc số nhân lực chưa đáp ứng nguyên tắc tập trung nhiều ở một số năng lực… dựa vào số lượng cá nhân đáp ứng chuẩn NL mà tổ chức có thể xác định cử người lao động đi đào tạo bên ngoài theo các lớp public hoặc mời giảng viên về đào tạo tập trung…
• Các cá nhân nào có thể trở thành chuyên gia đào tạo nội bộ thay vì thuê giảng viên bên ngoài
• Khẳng định kinh phí đào tạo dựa trên hình thức và quy mô đào tạo

Suy cho cùng, dựa trên mức độ đáp ứng chuẩn NL, bằng cách so sánh với cả chuẩn NL mong đợi đối với từng vị trí, tổ chức có thể thiết lập được chi tiết chiến dịch đào tạo (đào tạo ai, nội dung gì, đào tạo cấp độ nào, cách thức công ty, kinh phí đào tạo, thời lượng đào tạo, thời gian đào tạo theo thứ tự đề cao, giảng viên).

5.4. Quản trị thành tích

Thông qua việc so sánh giữa mức độ đáp ứng chuẩn NL (tiềm năng) với kết quả thực thi công việc (kết quả), công ty có biện pháp để điều chỉnh những chính sách nhân sự, phong thái quản trị, phương pháp quản lý… một cách hiệu quả.

Việc gắn kết hai thành phần trên nhằm giúp tổ chức có các biện pháp thích hợp trong dùng và quản trị nguồn lực, đảm bảo cân đối và tạo tính động lực tốt cho nhân lực. Tìm hiểu được thế mạnh để biến tiềm năng thành hiệu quả thực tế.

>>> Xem thêm: Chức năng quản trị nhân sự trong mô hình doanh nghiệp hiện nay.

5.5. Đãi ngộ

Năng lực là một trong ba thành phần của Lương 3Ps:

• P1 (position): vị trí
• P2 (Person): năng lực
• P3 (performance): kết quả thực hiện công việc

Trong đó, khả năng được xét là thành phần thứ hai (P2). Trong khi P1 (yếu tố vị trí) chỉ khẳng định được cá nhân ở vị trí nào thì được gắn vào khung lương tương ứng. P2 (yếu tố năng lực) sẽ giúp quy ra điểm để xếp bậc lương trong khung lương của vị trí đó. P3 (yếu tố kết quả công việc) sẽ giúp xác định mức lương/thưởng hiệu quả của cá nhân theo kỳ. Như vậy, P1 và P2 khẳng định mức lương cố định lý thuyết của cá nhân đó. Điều đó lý giải vì sao hai nhân lực cùng làm việc tại 1 vị trí tương đương nhau nhưng bậc lương có thể khác nhau. Đó là do yếu tố khả năng của cá nhân hoàn thành các mức độ khác nhau so với nguyên tắc chuẩn NL của vị trí.

Bên cạnh đó, các khả năng được cho là “hiếm”, là các chuyên môn đặc trưng mà không nên ai cũng dễ dàng thực thi được trong một số công việc tính chất, thì có thể là căn cứ cho doanh nghiệp bổ sung phụ cấp cho nhân sự. Ví dụ như kỹ năng thử rượu, kỹ năng nhận biết hương vị đặc biệt…

>>> Có thể bạn quan tâm:

1. Ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp vừa và lớn.

2. Cách xây dựng quy trình đào tạo nội bộ trong mô hình doanh nghiệp.