Típ sắp xếp công việc dễ dàng và hiệu quả nhất

Thời gian là tài sản vô giá, quan trọng nhất mà chúng ta có được. Trong thế giới thay đổi và chuyển động không ngừng. Với quỹ thời gian có hạn, có những người nhanh chóng có được hoàn thành, còn số khác lại mãi chỉ là các người thua cuộc. Bí kíp nằm ở chuyên môn quản trị và cách tạo ra công việc hiệu quả. sau đây sẽ là những gợi ý để bạn thực thi.

Thế nào là cách sắp xếp công việc hiệu quả?

Cách tạo ra công việc hiệu quả là điều cần thiết để đạt được chỉ tiêu và giúp bạn hoàn thành công việc. Trong đó, bao gồm các hoạt động như: doanh nghiệp, lên kế hoạch và thiết lập thứ tự công việc đề cao thành công.

Doanh nghiệp luôn ưa chuộng đến cách nhân viên của mình thiết lập công việc như thế nào. Vì họ muốn xem liệu người lao động có thực hiện công việc một cách hệ thống hay không. Các kế hoạch cụ thể để hoàn thành một nhiệm vụ trong một khoảng thời gian nhất định… sắp xếp thứ tự đề cao cho công việc không phải là điều dễ dàng. Bạn cần khẳng định các việc nào bắt buộc cần làm trước. Một khi bạn đã quen với nó, việc tổ chức và lập kế hoạch sẽ ít thách thức hơn. Nếu bạn biết cách tạo ra công việc hiệu quả và phân bổ thứ tự ưu tiên cho khối lượng công việc của mình, bạn sẽ học được cách làm việc hữu dụng và hiệu suất hơn.

1. Lập list danh sách công việc nên làm

Liệt kê ra các việc bạn muốn hoàn thành là một cách hiệu quả để ghi nhớ các việc bạn cần làm. Nó có thể là một danh sách việc buộc phải làm hàng này, hàng tuần… nhưng tạo danh sách việc hàng ngày sẽ hiệu quả hơn. Viết danh sách vào sổ ghi chú, bắt đầu với những nhiệm vụ không thể thiếu và sau khi đó thêm những nhiệm vụ ít không thể thiếu hơn.

2. Trình tự các công việc cần làm của bạn

Sau khi có danh sách các nhiệm vụ của bạn, cách thiết lập công việc hiệu quả là buộc phải ưu tiên xếp hạng chúng từ việc không thể thiếu nhất trở đi. Viết lại danh sách của bạn trên một trang khác và cam kết rằng chữ viết tay của bạn dễ đọc. Mẹo: Bạn có biết rằng thông thường các phông chữ lớn hơn có thể thúc đẩy bạn thành công nhiệm vụ nhiều hơn các phông chữ nhỏ?

3. Danh sách việc phải làm của bạn

Đặt danh sách việc bắt buộc làm của bạn ở nơi mà bạn luôn có thể nhìn thấy nó: trên bảng kế hoạch hoặc lịch, trong ví hoặc túi xách của bạn, điện thoại di động (nhập nó vào phần ghi nhớ của bạn) hoặc trên bảng trong văn phòng của bạn. Nếu bạn luôn nhìn thấy danh sách, bạn sẽ không bao giờ quên rằng bạn có việc phải làm.

4. Sứ mệnh của bạn

Nhập hoặc viết vào gạch đầu dòng một số ghi chú về lời nhắc của bạn. Ví dụ: bạn có thể viết thời gian chính xác khi bạn buộc phải thành công nhiệm vụ, tài liệu bạn nên cho nhiệm vụ hoặc tên của người mà bạn sắp gặp (nếu nhiệm vụ là một cuộc họp). Ghi chú đặc trưng không thể thiếu đối với các người dễ quên.

5. Tránh những nhiệm vụ không thiết yếu

Khi bạn viết xong danh sách việc phải làm của mình trong ngày/tuần. Hãy cố gắng phân tích những nhiệm vụ ít không thể thiếu hơn về việc bạn có thực sự phải làm chúng hay không. Nếu vậy, bạn có thể nên phải điều chỉnh lịch trình của mình trong ngày. Hoặc ngược lại, bạn có thể phân bổ thêm thời gian cho các nhiệm vụ khác hoặc bạn có thể tận dụng thuận lợi đó để nghỉ ngơi.

6. Đặt thời hạn thực tế

Khi bạn đang làm việc gì đó và thời hạn do sếp đặt ra, hãy tự đặt thời hạn trước thời hạn mà sếp giao cho bạn. Tuy nhiên, cách triển khai công việc hiệu quả là hãy triển khai các cái thực tế, đừng cố gắng vội vàng chỉ để thành công nó sớm hơn. Hãy thực hiện mọi thứ từng bước một và đừng sắp xếp cho mình thất bại. Vấn đề này cũng có thể áp dụng cho công việc hàng ngày của bạn.

7. Đặt thời gian nghỉ ngơi của bạn

Không nên cứ liên tục làm việc sẽ là tốt, sức khỏe mỗi người chỉ cho phép chúng ta làm việc trong một thời gian nhất định. Sau đó, bạn buộc phải nghỉ ngơi, thư giãn, tái tạo lại năng lượng. Một yêu cầu chung trong cách tạo ra công việc hiệu quả là nên nghỉ ngơi trong mười phút sau mỗi giờ làm việc.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả.

8. Bỏ qua các thứ gây xao nhãng

Trong thế giới hiện đại này, cực kỳ nhiều thứ có thể khiến chúng ta phân tâm làm công việc của mình. Chúng bao gồm điện thoại có máy ảnh, thiết bị di động, tiện ích, World Wide Web (đặc biệt là Facebook và Titok), v.v... Bạn có thể hoàn thành công việc của mình như thế nào nếu bạn dành thời gian cho các việc này?

Bỏ các thứ khiến bạn mất tập trung. Đừng kiểm tra hộp thư đến của bạn mỗi phút; bạn có thể thực hiện việc này trong thời gian nghỉ làm hoặc lên lịch vào những khoảng thời gian nhất định trong ngày để kiểm tra. Một khi bạn học cách bớt chú ý đến những điều này, việc thành công công việc sẽ dễ dàng hơn cực kỳ nhiều.

Chìa khóa vàng của cách thiết lập công việc hiệu quả là quản trị thời gian tốt. Sắp xếp thứ tự ưu tiên là một việc khó nhưng cũng cực kỳ nhu yếu nếu bạn muốn thành công công việc. Ngoài hiệu quả và năng suất cao hơn, nó còn giúp bạn giảm bớt căng thẳng trong cuộc sống.

>>> Có thể bạn quan tâm:

1. Cách xây dựng quy trình đào tạo nội bộ trong mô hình doanh nghiệp.

2. Xây dựng quy trình tìm kiếm khách hàng mới trong doanh nghiệp.