Cách thức tạo bảng chấm công 3 ca 4 kíp chuẩn xác trên Excel

tháng 4 12, 2024

Do đặc thù công việc và đặc thù một số lĩnh vực, ngành nghề chi tiết, sẽ nguyên tắc công việc buộc phải nhân lực làm việc liên tục cả ngày hoặc chia ca. Nhiều doanh nghiệp sản xuất có lao động làm theo ca kíp thường yêu cầu bộ phận kế toán, nguồn lực cần nên thực hiện chấm công theo ca và làm thêm giờ. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cụ thể bạn cách tạo bảng chấm công 3 ca 4 kíp trên excel, cùng những kiến thức liên quan.

1. Ca làm việc là gì?

Ca làm việc là một khoảng thời gian lao động nhất định của nhân viên trong một ngày công làm việc, được tính từ khi khởi đầu vào ca nhận nhiệm vụ cho đến khi bàn giao công việc lại cho người thực hiện ca sau khi và kết thúc theo luật lệ. Ca làm việc sẽ bao gồm cả lịch làm việc và thời gian nghỉ giữa giờ, ăn cơm giữa ca.

Thông thường, ca làm việc chuẩn bây giờ kéo dài 8 tiếng đồng hồ và được chia làm nhiều nhất ca trong ngày. Một số doanh nghiệp, tổ chức khác có thể thỏa thuận nhân viên làm ca nhiều hơn 8 tiếng, có khi lên đến 12 tiếng 1 ngày với mức thù lao hợp lý, miễn tuân thủ theo đúng luật lệ của pháp luật về số giờ làm việc tối đa 1 ngày hoặc 1 tuần, 1 năm.

2. Cách thức về chia ca làm việc trong ngày

Tùy theo tính chất công việc, mục đích thương mại và yêu cầu lĩnh vực mà việc chia ca làm việc ở mỗi nơi sẽ có sự khác biệt, cả về số ca cần chia trong một ngày công lẫn thời gian làm việc tương ứng của 1 ca đó.

Thông thường, với 8 tiếng 1 ca, thì một ngày 24 tiếng sẽ có 3 ca làm việc/ngày, tương ứng với những mốc thời gian phù hợp. Phổ biến nhất là: ca 1 (6h-14h), ca 2 (14h-22h), ca 3 (22h-6h sáng hôm sau). Một số lĩnh vực khác cũng có thể chia ca gãy (tức thời gian làm việc không liên tục trong ngày), miễn sao vẫn đảm bảo đủ 8 tiếng 1 ca; hoặc chỉ phân 2 ca, mỗi ca liên tục 12 tiếng; thậm chí 1 ca 24 tiếng (làm 1 ngày, nghỉ 1 ngày)…

Cùng với đó, nhiều nhất doanh nghiệp ở lĩnh vực như may mặc, đồ da hay lắp ráp linh kiện điện tử… để cam kết NLĐ có thời gian nghỉ ngơi đủ 24 tiếng sau khi thời gian làm việc liên tục suốt 8 tiếng trong 1 ca, còn luật lệ những kíp tương ứng và thiết lập luân phiên theo 4 kíp/ ê kíp/ đội, nhóm, tổ… (thường gọi là 3 ca 4 kíp).

Vậy, thế nào là 3 ca 4 kíp?

Kíp xuất phát từ tiếng Pháp (equippe: phiên âm là ekíp) = 1 đội, nhóm, tổ. trong các doanh nghiệp sản xuất may mặc, đồ da… và hồi thời bao cấp hay có câu “3 ca 4 kíp” nghĩa là: 1 ngày có 3 ca làm việc (mỗi ca 8 tiếng) và được luân phiên bởi 4 kíp làm việc, chi tiết như sau:

+ Ca 1: kíp 1, ca 2: kíp 2, ca 3: kíp 3,

+ Ca 1 hôm sau: kíp 4; ca 2 hôm sau: kíp 1; ca 3 hôm sau: kíp 2

+ Ca 1 hôm tiếp nữa: kíp 3…

3. Hướng dẫn cách tạo bảng chấm công 3 ca 4 kíp trên excel

– Thiết lập bố cục bảng chấm công: những bạn có thể thiết lập bố cục bảng chấm công như sau.

Mỗi người lao động sẽ có 4 dòng, tương ứng nội dung để thể hiện về 3 ca làm việc (theo dõi số công từng ca: Ca 1, Ca 2, Ca 3) và 1 dòng chứng minh thời gian tăng ca (ký hiệu tắt là TC hoặc OT)
Mỗi tháng sẽ gồm 31 ngày, tương ứng với 31 cột, được đánh số từ 1 tới 31

Để khẳng định ngày đó là thứ mấy (tại dòng 4 – hình trên), dùng hàm Date dựa theo Năm là năm bây giờ, tháng là số tại ô B2, ngày là số tại ô D3.

Hoặc đưa định dạng Ngày về dạng thứ trong tiếng anh: Tại dòng 4, dùng Format cells > Custome > Nhập vào mục Type là ba chữ d viết liền (như hình bên dưới).

Cách chấm công vào bảng

Với chấm công trong từng ca, có thể dùng chấm công theo ký hiệu hoặc theo số giờ.
Với chấm công làm thêm giờ, tăng ca, phải chỉ chấm bằng số giờ.
Khi chấm công làm thêm giờ, chú ý chấm đúng theo ngày để xác định được làm thêm giờ trong ca nào.