Lợi ích của việc quản lý nhân sự bằng Excel
Có thể nói, Excel là công cụ phổ biến trong giới văn phòng, được sử dụng rộng rãi nhờ những ưu điểm tuyệt đối. Do đó, quản trị nguồn lực bằng excel đã được đông đảo tổ chức nhanh chóng ứng dụng bởi tính tiện ích và đặc trưng là nó “miễn phí”. Dù thế, cách quản trị nhân lực bằng excel vẫn tồn tại khá nhiều nhất những nhược điểm khó khắc phục so với các phần mềm quản trị nhân lực chuyên nghiệp. Và không thật sự thích hợp cho tất cả loại hình tổ chức.
Cùng bài viết sau đây khai thác về các ưu và nhược điểm khi quản lý nguồn lực trên công cụ excel.
1. Công việc khi quản lý nhân sự bằng Excel
Trong công ty, việc quản trị các thông tin nhân sự là công việc vô cùng không thể thiếu. Giúp doanh nghiệp giữ bắt được tình hình lao động của mình để kịp thời có những điều chỉnh khi cần phải có. File quản trị nhân sự bằng excel chứa cực kỳ nhiều thông tin về một nhân sự để nhà quản trị theo sát được như: kỹ năng học vấn, kinh nghiệm làm việc, các thông tin liên quan tới khen thưởng, chấm công, mức lương, phụ cấp…
Chi tiết, quản lý nhân lực trên excel sẽ gồm những thông tin sau đây:
- Mã nhân viên: được gắn với cá nhân mỗi lao động, những mã là cố định không trùng nhau. Khi nguồn lực đó nghỉ việc, mã số này bắt buộc được giữ nguyên và không chuyển đối lại cho người khác.
- Họ và tên, ngày tháng năm sinh, phòng ban, chức vụ/ công việc, loại hình làm việc (Full-time, part-time, thời vụ,…).
- Địa điểm làm việc: trụ sở chính, chi nhánh 1, chi nhánh 2,…
- Các thông tin liên quan đến cấp bậc học vấn.
- Giấy tờ thông tin cá nhân (quản trị hồ sơ nguồn lực): sơ yếu lý lịch, bản sao công chứng CMND/ CCCD,…
- Thông tin về lương thưởng và phụ cấp: số TK ngân hàng, Mã số thuế, Số sổ BHXH…
- Thông tin về quy trình làm việc: khen thưởng, công việc, chấm công…
2. Các ưu điểm khi quản lý nhân lực bằng excel
Excel từ lâu đã trở thành một thói quen với một bộ phận làm công tác quản trị nhân lực. Hãy cùng khám phá xem tại sao nhà quản trị lại dùng phương thức này.
– Miễn phí: Hiển nhiên đây là lý do bậc nhất. Với một một công cụ thông dụng như bây giờ tại Việt Nam, người tiêu dùng gần như không buộc phải bỏ ra khoản chi phí sử dụng và sở hữu phần mềm này.
– Sử dụng quản trị nhân lực bằng excel cho phép nhập liệu dễ dàng, điều chỉnh thay thế đơn giản.
– Dễ dàng đối chiếu và so sánh với tệp dữ liệu không quá lớn.
– Cho phép lưu trữ với khối lượng dữ liệu khá lớn, xuất file đơn giản, thuận tiện.
– Sở hữu số lượng biểu mẫu đa dạng mà kế toán hay những nhà quản trị có thể dùng dễ dàng.
Dù sở hữu nhiều ưu điểm, thế nhưng, việc quản lý nhân sự bằng excel cũng tồn tại những hạn chế tuyệt đối.
3. Một số nhược điểm của việc quản lý nhân sự bằng excel
- Năng lực quản trị thấp
Khi dùng excel, việc liên tục buộc phải di chuyển giữa rất nhiều sheet khác nhau khiến cho người thực thi khó quản trị và giám sát công việc chưa hoàn toàn được tối ưu. Thậm chí rất mất thời gian. Hơn thế nữa, đây cũng là sự hạn chế với việc ra quyết định của nhà lãnh đạo vì chưa có cái nhìn sơ bộ về tình trạng nhân lực.
- Tính bảo mật thấp
File excel không có chế độ bảo mật cao như những phần mềm khác, do đó dữ liệu về nhân lực của tổ chức rất dễ bị đánh cắp. Trong trường hợp có nhiều người đang sử dụng chung một biểu mẫu trực tuyến. Nếu người nào đó bấm nhầm thao tác thì có thể làm hỏng toàn bộ dữ liệu trên file excel. Vì vậy việc quản lý nhân lực bằng excel là cực kỳ khó khăn.
- Không có khả năng tích hợp với công cụ khác
Đây có thể xem là nhược điểm lớn của công cụ này. Sẽ có rất nhiều bất tiện khi excel không thể tích hợp công cụ khác như tự động lấy dữ liệu từ máy chấm công giống với các phần mềm quản trị nhân sự chuyên dụng, khiến người dùng hoàn toàn buộc phải thao tác thủ công.
Trong khi quản trị nhân lực đòi hỏi nhà quản lý nên phối hợp nhiều nhất công cụ khác, mà nếu chỉ làm trên excel thì việc này khá cồng kềnh, làm tiêu tốn thêm thời gian của người phụ trách… dẫn đến làm giảm năng suất, chất lượng công việc.
- Dễ xảy ra sai sót khi xuất dữ liệu
tất cả các thao tác trên biểu mẫu excel đều hoàn toàn thủ công, từ việc nhập liệu tới tiếp cận, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,… Điều này dẫn đến rủi ro nếu sai sót là cực kỳ lớn. Chưa kể cùng một khoảng thời gian, nhiều nhất người cùng truy cập và chỉnh sửa một file excel sẽ gây ra ảnh hưởng đến tính chính xác của dữ liệu và sự tập trung của người dùng.
>>> Xem thêm: Tổng hợp các yếu tố để đánh giá nhân viên hiện nay.
- Thách thức khi tổ chức phát triển quy mô
Sức chứa dữ liệu của excel là tương đối lớn, lên tới hàng nghìn dòng và vài trăm sheet. Tuy nhiên, nếu tổ chức ngày một sự chuyển hướng và lượng dữ liệu tăng lên không ngừng thì chỉ dùng excel thôi là không thể hoàn thiện được.
Với các người làm nguồn lực, thì tạo file quản lý nhân sự bằng excel từ lâu đã trở thành một thói quen. Tuy vậy, đi cùng sự tiến bộ của kỹ thuật thì công cụ này không còn là lựa chọn duy nhất. Cực kỳ nhiều nhất doanh nghiệp đã lựa chọn thay thế êxcel bằng một công cụ hiện đại hơn để quản lý nhân sự như phần mềm nhân sự, giúp tiết kiệm lên tới 50% thời gian và 30% chi phí nguồn nhân sự so với phương pháp đánh giá nhân lực truyền thống. Và hạn chế tối đa tỷ lệ tuyển dụng sai ứng cử viên.
>>> Có thể bạn quan tâm:
Nhận xét
Đăng nhận xét