TOP 5+ cách thức quản lý chấm công được doanh nghiệp Việt ưa chuộng nhất

Để việc hiệu quả trong việc quản trị nguồn lực tốt hay không sẽ khởi đầu từ việc chọn đúng phương pháp thực hiện cùng thiết bị điện tử và phần mềm kỹ thuật hỗ trợ phù hợp. Những cách quản lý chấm công sau đây đều phổ biến trên thị trường có thể giúp bạn tối ưu hóa quy trình quản lý người lao động cho tổ chức.

1. Cách quản lý chấm công thủ công

Hiện nay, quản trị chấm công thủ công truyền thống vẫn được đông đảo doanh nghiệp nhỏ lẻ sử dụng. Đây là cách chấm công được thực thi bằng việc ký nhận vào lịch làm được in ra trên giấy. Hoặc do quản lý tự ghi với thông tin đơn thuần. Sau đó, việc tính lương được thực thi khi nguồn lực nhập liệu tính toán trên excel. Và xuất ra bảng lương tổng để nhân viên xác nhận một lần nữa rồi mới chính thức chỉnh chu. Cách quản lý thủ công này gây nhiều nhất áp lực vào cuối tháng cho nhân sự. Bởi việc nhập liệu thông tin bằng tay không chỉ tốn thời gian mà còn có thể dễ dẫn đến sai sót.

TOP 5+ cách thức quản lý chấm công được doanh nghiệp Việt ưa chuộng nhất

Ưu điểm:

• Không mất chi phí
• Dễ thực hiện

Nhược điểm:

• Không thể áp dụng khi quản lý lượng nhân viên lớn
• Mất thời gian vì quá trình nhiều công đoạn
• Dữ liệu có thể sai sót và thất lạc
• Dễ gian lận, bởi có thể ký thay và chỉnh sửa lại mà không lưu vết

Do vậy mà hiện nay, những phương pháp chấm công mới với sự hỗ trợ của thiết bị hiện đại, cùng công nghệ tiên tiến được thành lập. Nhằm hoàn thành yêu cầu khác nhau của những công ty.

2. Máy chấm công tâm thẻ từ

Chấm công thẻ từ là thiết bị điện tử hoạt động khi cắm điện và dùng thẻ từ cảm ứng gắn chip (RFID) để chấm công cho người lao động. Mỗi thẻ đều mã số riêng để dễ phân biệt và gán quyền sở hữu tương ứng cho từng người lao động. Kết quả chấm công cũng được lưu trên máy tính được kết nối với thiết bị gồm thời gian và thông tin nhân viên, có thể trích xuất ra excel.

Ưu điểm:

• Nhanh chóng và ổn định, chính xác theo thời gian thực
• Thông tin tổng hợp nhanh chóng

Nhược điểm:

• Mất thẻ, hoặc không có thẻ sẽ không chấm công được
• Tốn thời gian và chi phí làm thẻ
• Vẫn có thể gian lận khi chấm công hộ

3. Máy chấm công vân tay

Với cách lưu dữ liệu tương tự như máy chấm công tâm thẻ từ, nhưng chấm công tâm vân tay được áp dụng khoa học hiện đại hơn. Cách này giúp loại bỏ thực trạng chấm công hộ và khắc phục được hạn chế khi quên thẻ hay làm mất thẻ so với cách trên. Song máy cũng có một vài nhược điểm như không nhạy khi tay ướt, máy cũ còn hay gặp lỗi không khẳng định được vân tay và chi phí lắp đặt cao hơn so với máy chấm công tâm thẻ từ. Máy chấm công tâm vân tay cũng không đạt với những ngành nghề, công việc dễ làm mờ hoặc mất vân tay như tiếp xúc sơn hoặc có nhiều nhất bụi bặm, làm đồ gỗ…

Ưu điểm:

• Minh bạch, xác thực
• Thông tin tổng hợp nhanh chóng

Nhược điểm:

• Lỗi xác nhận vân tay không phải lúc nào cũng thực hiện được,…
• Chi phí lắp đặt dùng cao

4. Máy chấm công nhận diện khuôn mặt

Đây là cách chấm công được đông đảo doanh nghiệp đầu tư, sử dụng bây giờ nhằm tăng hiệu quả quản lý nguồn lực và đảm bảo an ninh. Cơ chế hoạt động của máy là sử dụng kỹ thuật nhận diện khuôn mặt Face ID để ghi nhận chấm công cho người lao động.

Ưu điểm:

• Tính xác thực, minh bạch cao
• Hiện đại và nhanh chóng
• Góp phần cam kết an ninh

Nhược điểm:

• Cần đầu tư máy tốt thì hoạt động mới ổn định
• Tốc độ chấm công chậm hơn so với thẻ
• Chi phí lắp đặt sử dụng cao

5. Sử dụng App chấm công

App chấm công là phần mềm được kiến tạo nên dạng app trên điện thoại giúp quản trị và chấm công linh động từ xa, thích hợp với công việc hay di chuyển, không đến doanh nghiệp, nguồn lực quy mô lớn… Để chấm công được theo cách này thì điện thoại cần được gắn kết mạng và có tài khoản đăng nhập được cấp gồm tên, password. Dữ liệu chấm công sẽ bên cạnh đó được ghi nhận trên điện thoại theo thời gian thực, địa điểm (dựa trên bản đồ GPS) và hình ảnh chụp trực tiếp.

Ưu điểm:

• Linh động khi dùng được mọi lúc, mọi nơi
• Tiết kiệm thời gian, thao tác nhanh chóng
• Xác thực và cam kết thông tin

Nhược điểm:

• Bắt buộc gắn kết internet
• Sử dụng dòng điện thoại phải được giúp đỡ tương ứng với app

Dựa trên các ưu điểm và nhược điểm của từng công cụ quản lý chấm công và yêu cầu của tổ chức. Bạn có thể lựa chọn một phương thức để sử dụng hiệu quả nhất cho doanh nghiệp mình. Sự giúp đỡ của công cụ trong phần mềm quản lý nguồn lực giúp tăng mức độ chính xác khi quản lý nhân viên, rút ngắn quy trình kiểm tra đối chiếu của bộ phận nguồn lực, Suy ra tăng trưởng hiệu quả quản lý cho doanh nghiệp.

>>> Có thể bạn quan tâm:

1. Vai trò quan trọng của phần mềm quản lý nhân sự hiện nay.

2. Nghệ thuật tạo động lực làm việc cho nhân viên hiệu quả.