Quy định về việc lưu trữ hồ sơ nhân sự trong mô hình doanh nghiệp

Hiện nay, các công tác quản trị nhân lực luôn giữ vai trò cực kỳ quan quan trọng trong mỗi tổ chức/ doanh nghiệp. Cũng chính vì vậy mà bộ phận quản trị nhân lực luôn bắt buộc chú ý đến khâu quản lý và thu thập hồ sơ của nhân sự hay những điều lệ về lưu trữ hồ sơ nhân lực.

1. Chi tiết quy định về việc lưu giữ hồ sơ nhân sự

Để hồ sơ nhân lực trong tổ chức được triển khai có quy trình và công nghệ thì ngay tại bước đầu lưu giữ hồ sơ nên phải thực hiện đúng và tuân theo các điều lệ nhất định. Hiện tại, có 02 cách để lưu hồ sơ nguồn lực khoa học, thông dụng nhất là lưu giữ thủ công những bản cứng tại văn phòng (hoặc kho lưu hồ sơ) và lưu hồ sơ bản mềm trong máy tính (số hóa tài liệu).

Quy định về việc lưu trữ hồ sơ nhân sự trong mô hình doanh nghiệp

Về luật lệ thời gian lưu trữ hồ sơ nhân lực, thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu tạo thành trong quy trình hợp động của những cơ quan, theo cách lưu trữ thủ công (bản cứng) đã được quy định tại Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ. Theo đó:

– Bảo quản vĩnh viễn đối với hồ sơ gốc của các cán bộ, công chức viên chức.

– Thời gian lưu trữ là 5 năm kể từ khi chấm dứt HĐLĐ với hợp đồng lao động vụ việc (sơ yếu lý lịch, các bản HĐLĐ, hồ sơ giải quyết nghỉ việc,…).

Đối với quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự, quản trị tài liệu lưu trữ điện tử thì:

– Khoản 3, Điều 13 Luật lưu trữ điều lệ, tất cả tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không hữu ích thay thế đối với tài liệu được số hóa.

– Tài liệu lưu trữ điện tử tạo nên từ việc số hóa tài liệu lưu giữ trên các vật mang tin khác bắt buộc đáp ứng những tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Bên cạnh đó, các đơn vị không được hủy tài liệu lưu giữ ý nghĩa bảo quản vĩnh viễn sau tài liệu đó đã được số hoá. (theo Khoản 1, Điều 5 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định)

Như vậy, đã số hóa hồ sơ nhân viên thành hồ sơ điện tử, quản lý file trên phần mềm từ bản hồ sơ giấy, thì những doanh nghiệp vẫn buộc phải lưu giữ hồ sơ giấy này và không được phép hủy khi chưa hết thời hạn bảo quản. Bởi, việc lưu trữ hồ sơ người lao động bản gốc là cực kỳ cần phải có đối với những doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ.

Và với bất kể cách thức nào, thì việc quản lý hồ sơ để thuận tiện, dễ dàng, các công ty cũng bắt buộc tham khảo những phương pháp lưu hồ sơ nhân lực mang đặc thù công nghệ và an toàn.

2. Phương pháp chỉ đạo lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả

– Phân loại hồ sơ nhân sự trước khi lưu trữ:

Để giúp cho việc lưu giữ hồ sơ trở bắt buộc dễ dàng hơn, bạn có thể phân loại theo chủ đề như: hồ sơ lý lịch, hồ sơ bảo hiểm, hồ sơ công tác,… Từ những nhóm này, bạn có thể phân loại thành các nhánh nhỏ hơn như: chức vụ, phòng ban, giới tính, số năm làm việc…

Ngoài ra, một phương phương pháp khác để phân loại là theo thời gian làm việc: Phân loại theo Quý – áp dụng đó nếu công ty lớn, có nhiều nhất nhân viên; Phân loại theo Năm – với công ty không có quá nhiều nhất biến động về nhân lực. Trong mỗi nhóm đó, bạn lại có thể tiếp tục phân thêm nhiều nhóm khác để thuận tiện cho việc tìm kiếm hồ sơ được đơn giản và nhanh chóng.

Cách phân loại hồ sơ theo thứ tự bảng chữ cái, theo vùng miền, địa lý… cũng được áp dụng trong một số công ty đa quốc gia. Tùy theo đặc thù, số lượng nguồn lực mà bạn có thể lựa chọn cách phân loại hồ sơ phù hợp.

>>> Xem thêm: Top 5 cách thức chấm công được doanh nghiệp Việt ưa chuộng nhất.

– Lựa chọn nơi lưu trữ hồ sơ nhân sự:

Nơi lưu giữ hồ sơ hoàn thiện quy định về lưu giữ hồ sơ nguồn lực buộc phải bảo đảm giấy tờ bản cứng giữ được nguyên vẹn trong nhiều năm. Các điều kiện của một kho lưu trữ hồ sơ nhân sự tốt, đáp ứng nguyên tắc chất lượng là: khô ráo, thoáng mát, không có nguy cơ ẩm mốc; tránh côn trùng và mối mọt; diện tích lưu giữ đủ rộng.

– Lưu trữ hồ sơ nhân sự:

Sau đã phân loại và chọn được nơi lưu giữ hồ sơ thích hợp, bạn tiến hành lưu, tạo ra theo từng mục. Cho hồ sơ cá nhân từng người lao động vào riêng những bìa lưu trữ, có ghi tên và sắp xếp theo thứ tự dễ quản lý nhất. Lưu ý rằng: trước khi lưu trữ hồ sơ gốc (bản cứng), bạn phải nhập file mềm trên máy tính một cách chính xác để thuận tiện truy xuất thông tin mỗi khi bắt buộc sử dụng.

– Kiểm tra hồ sơ được lưu trữ và cập nhật thường xuyên:

Thông tin về lao động có thể thay đổi, biến động liên tục, công việc này giúp bạn phát hiện được lỗi sai hay sự cố thất lạc hồ sơ nhân sự, để tự điều chỉnh và sửa chữa trong quy trình lưu giữ. Bạn cần có kế hoạch rõ ràng cho công việc kiểm tra hồ sơ định kỳ để đảm bảo chất lượng lưu trữ và hồ sơ còn nguyên vẹn.

>>> Có thể bạn quan tâm:

1. Phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương hiệu quả nhất 2022.

2. Chức năng quản trị nhân sự trong doanh nghiệp.