Tổng hợp các nghiệp vụ cơ bản của vị trí nhân viên lễ tân

Nhân viên lễ tân hành chính thường là người đầu tiên tiếp xúc với những khách hàng khi đến công ty, tổ chức. Họ có trách nhiệm thiết lập ấn tượng tốt ngay từ lần đầu. Suy ra góp phần tạo nên hình ảnh đẹp cho doanh nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng. Vậy, công việc chi tiết của vị trí này là gì? bắt buộc những nghiệp vụ khái quát nào? Hãy cùng khai thác ngay qua bài viết dưới đây nhé.

Lễ tân hành chính văn phòng là người thực thi những công việc hành chính khác nhau. Từ việc trả lời điện thoại đến và đi, đặt hàng văn phòng phẩm. Hay là cung cấp thông tin cho đối tác hoặc khách hàng… Vị trí công việc thường được thực thi tại khu vực sảnh chờ tại trụ sở doanh nghiệp. Hoặc ngay tại quầy lễ tân của tổ chức, doanh nghiệp.

1. Công việc thường ngày của nhân viên lễ tân hành chính

Lễ tân hành chính văn phòng (hay lễ tân) là người thực thi các công việc hành chính khác nhau bao gồm:

– Ghi nhận cuộc gọi qua tổng đài và thực hiện nối máy các cuộc gọi điện thoại/ thư tín đến bộ phận liên quan.

– Đón tiếp khách hàng, đối tác ghé thăm đơn vị, hướng dẫn họ tới những điểm đến chi tiết.

– Tham dự cam kết giúp đỡ công tác an ninh cho văn phòng bằng việc theo dõi việc ra vào của khách. Nhận, gửi thông tin, tài liệu bản cứng hoặc file mềm qua email, bưu phẩm hoặc máy fax.

– Thực thi triển khai cuộc hẹn, hỗ trợ những tác vụ quản trị khác.

– Sao chép, lưu trữ và bảo quản hồ sơ, tài liệu hợp đồng liên quan.

– Theo dõi, liên hệ đối tác bổ sung những tài liệu, vật dụng thiết yếu trong văn phòng…

>>> Xem thêm: Hiệu quả mà doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự.

2. Nhân viên lễ tân hành chính bắt buộc các kỹ năng gì?

Nhân viên lễ tân hành chính ngoài những công việc kể trên. Họ còn có thể đảm nhận nhiệm vụ chi phối hoạt động ra vào doanh nghiệp của các cá nhân. Thông qua cách xác minh danh tính người lao động, cấp thẻ khách, phát hiện. Và báo cáo bất kỳ hoạt động đáng ngờ, bất thường nào.

Do gần như là người bước đầu tiên tiếp xúc khách hàng trong công ty (cả trực tiếp và gián tiếp qua tiếp nhận các cuộc gọi). Vậy bắt buộc điều những công ty mong đợi người giữ vị trí này luôn duy trì một phong thái điềm tĩnh, lịch sự và tác phong chuyên nghiệp, cho dù bất kể hành vi của khách thế nào.

Một số chuyên môn mà nhân viên lễ tân văn phòng nhu yếu để hoàn thành tốt công việc bao gồm: ngoại hình hoàn thiện, sự kỹ càng, ứng xử tích cực, tự giác, phong thái chín chắn, trung thực, kính trọng bí mật và đáng tin cậy. bên cạnh đó, công việc khá căng thẳng vì bắt buộc tương tác nhiều nhất cá nhân với nhiều tính cách khác nhau. Và bắt buộc thực hiện nhiều nhiệm vụ một cách nhanh chóng. Phải nhân viên lễ tân hành chính nên có phong thái điềm tĩnh, nhẫn nại để thành công nhiệm vụ.

Trên đây là các mô tả cụ thể về công việc của lễ tân hành chính. Nhìn chung công việc này khá phù hợp với các bạn nữ có tính cách cẩn thận, tinh tế, tỉ mĩ, cùng chuyên môn giao tiếp tốt. Nếu bạn thực sự ưa thích công việc này, hiểu được nghiệp vụ và chuyên môn cần phải có của một người lao động lễ tân thành thạo.

>>> Có thể bạn quan tâm:

1. Cách tính lương cơ bản dành cho các doanh nghiệp Việt hiện nay.

2. Cách thức xây dựng quy trình quản lý nhân sự cho doanh nghiệp Việt.