Hướng dẫn cách tạo mẫu bảng chấm công Excel hiệu quả và dễ dùng nhất

Xây dựng bảng chấm công bằng excel là cách thức được nhiều doanh nghiệp dùng nhằm chuyên môn hóa công việc quản lý nhân lực. Đây cũng là hệ thống ý nghĩa cho việc lưu trữ và hoạt động hợp lý hơn so với cách chấm công truyền thống. Dưới đây sẽ là hướn dẫn chi tiết cho bạn về cách tạo và trình bày bảng chấm công tâm excel cực kỳ đơn giản mà dễ dàng sử dụng.

1. Mục đích của việc tạo bảng chấm công excel

Bảng chấm công được dùng để theo sát ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH,… của lao động trong công ty. Dựa vào đó để làm căn cứ tính trả lương, BHXH trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị.

Bảng chấm công hàng ngày trên excel được sử dụng khá thông dụng trong các tổ chức, cơ quan. Mẫu bảng chấm công excel thể hiện cực kỳ chi tiết, công nghệ và dễ dùng. Từ đó, giúp người quản trị có thể dễ dàng giám sát được số ngày công đi làm của công người lao động tại doanh nghiệp mình; bảo đảm tính minh bạch, công bằng với tất cả người lao động và giúp đỡ tốt cho nghiệp vụ người làm nguồn lực.

2. Phương pháp chấm công và trách nhiệm ghi chép bảng chấm công excel

  • Phương pháp chấm công

Tùy thuộc vào tiêu chuẩn làm việc và cấp bậc kế toán mà mỗi đơn vị sẽ chọn sử dụng một trong các phương pháp chấm công sau:

– Chấm công theo ngày: Áp dụng khi người lao động làm việc tại đơn vị hoặc công việc khác như dự hội nghị, họp khách hàng,… nhu yếu dùng một ký hiệu tương ứng để chấm công cho mỗi ngày đó. Tuy nhiên, nên lưu ý có 02 trường hợp có thể xảy ra:

  • Nếu 2 việc trong ngày người lao động làm có thời gian khác nhau, thì chấm công theo ký hiệu công việc chiếm nhiều thời gian nhất.
  • Nếu 2 việc người lao động làm trong ngày có thời gian bằng nhau thì chấm công ký hiệu của công việc xuất hiện trước.

– Chấm công theo giờ: Trong ngày, nhân viên làm bao nhiêu công việc thì chấm công theo những ký hiệu tương ứng đã điều lệ. Bên cạnh đó ghi số giờ công thực thi công việc đó sang cạnh ký hiệu tương ứng.

– Chấm công nghỉ bù: Chỉ áp dụng trong trường hợp làm thêm giờ hưởng lương thời gian nhưng không thanh toán lương làm thêm. Vì thế, khi nghỉ bù thì chấm “NB” và vẫn tính trả lương thời gian cho người lao động.

  • Trọng trách ghi chép:

– Mỗi ngày, tổ trưởng hoặc người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm công cho từng nhân viên trong ngày. Việc chấm công sẽ ghi vào ngày tương ứng những cột từ cột 1 đến 31 (tức là từ ngày 1 đến ngày 31) theo những ký hiệu luật lệ trong chứng từ.

– Mỗi bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm…) phải lập và nộp bảng chấm công hàng tháng.

– Cuối tháng, người chấm công và trưởng bộ phận ký vào Bảng chấm công, rồi chuyển cùng các chứng từ liên quan như đơn xin nghỉ phép, đơn xin nghỉ việc không hưởng lương,… tới bộ phận Kế toán để kiểm tra, đối chiếu quy đổi hoàn thành nhằm tính lương và bảo hiểm xã hội.

– Bảng chấm công sẽ được lưu tại phòng kế toán cùng các chứng từ có liên quan.

>>> Xem thêm: Giải pháp quản lý nhân sự tiền lương bằng phần mềm.

3. Cách trình bày bảng chấm công excel

Hàng ngày, bảng chấm công được trình bày trên file excel để tiện cho việc phân loại các ô, những mục một cách rõ ràng, chính xác. Khi trình bày Bảng chấm công excel hàng ngày, người thực hiện cần chú ý các thành phần sau đây:

  1. Tên đơn vị chấm công: Ghi ở dòng bước đầu tiên từ cột thứ 2 (Cột B)
  2. Tên bảng: “BẢNG CHẤM CÔNG” ghi tại dòng thứ 3 và căn sao cho nằm giữa bố cục với bảng chấm công bên dưới. Trình bày bằng chữ in hoa bôi đậm, cơ chữ to hơn những dòng chữ khác so với toàn trang excel. Phía dưới là tháng và năm chấm công cũng được căn giữa cân đối.
  3. Nội dung bảng chấm công gồm có: STT, Họ tên người lao động, Chức vụ, những ngày trong tháng, Tổng số ngày, những ngày nghỉ (Không lương, nghỉ lễ, nghỉ phép).
  4. Phía dưới bảng chấm công excel bắt buộc ghi rõ: Ngày, tháng, năm hoàn thành bảng chấm công với đầy đủ thông tin.
  5. Những chữ ký gồm: Chữ ký của người chấm công, người phụ trách bộ phận và Ban giám đốc.
  6. Phần cuối bảng chấm công bắt buộc ghi đầy đủ chú thích cho các ký hiệu của những dạng ngày nghỉ (Xem mô phỏng thêm ở ảnh trên).
>>>Có thể bạn quan tâm:

Nhận xét

Đăng nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

Hướng dẫn cách quản lý hồ sơ nhân sự doanh nghiệp dễ dàng, hiệu quả

Hình ảnh
Quản lý hồ sơ nhân sự là trách nhiệm có ảnh hưởng rất lớn đến  phòng Hành chính nhân sự. Vì vậy, mà các bộ phận nhân lực thực hiện việc này buộc phải có rất nhiều kỹ năng, nắm vững cách thức làm để xác định công việc được thuận lợi. C hi tiết các cách thức thực hiện để quản lý hồ sơ nhân sự như thế  nào, mời bạn đọc tìm hiểu qua nội dung sau đây. 1. Tại sao doanh nghiệp cần quản lý hồ sơ nhân sự? Hồ sơ nhân sự là nơi để lưu trữ những thông tin mỗi người người lao động khiến việc trong tổ chức như: Sơ yếu lý lịch, giao kèo cần lao, thang bảng lương, bảo hiểm,… mang rất nhiều loại thủ tục cũng như hồ sơ liên quan tới nguồn lực tổ chức buộc phải lưu giữ. Trong đấy, mang nhiều chiếc mang thể lưu trữ trong thời gian ngắn, nhưng cũng sở hữu chiếc buộc phải lưu trữ lâu dài. Dù là công việc bắt buộc, nhưng vẫn có nhiều người trực tiếp thực hiện quản trị hồ sơ chưa hiểu được đầy đủ ý nghĩa cũng như lý do của việc này. Dưới đây là một số lý do để công ty quản lý hồ sơ nhân lực một ...
Đọc thêm

Phương pháp tối ưu quy trình quản lý tiền lương hiệu quả nhất 2024

Hình ảnh
Q uản lý tiền lương đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc tối ưu hóa hiệu suất lao động của tổ chức. Nhà quản trị công ty buộc phải biết rõ về đặc điểm lao động tiền lương và cách quản lý hiệu quả nhất. Bài viết của chúng tôi sẽ giúp bạn đọc khám phá và khai thác thêm về các cách tối ưu hiệu quả nhất. 1. Khái niệm về quản trị tiền lương Quản lý tiền lương là một khâu quan trọng trong việc quản lý nhân sự. Không những thế, nó còn đóng vai trò quyết định đối với tinh thần làm việc của nhân viên. Tổ chức đáp ứng mức lương phù hợp với từng người lao động sẽ triển khai tinh thần trọng trách của họ cao hơn. Kéo theo sự hăng say, chăm chỉ trong mọi công việc của nhân viên. vấn đề này không chỉ tạo nên sự lôi kéo của doanh nghiệp đối với nhân viên mà còn giúp mối quan hệ giữa nhân viên và tổ chức được kết nối bền lâu hơn. 2. Top 4 cách giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý tiền lương Dưới đây là 4 cách giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình phổ biến, hiệu quả và tiết kiệm thời gia...
Đọc thêm

Tầm quan trọng của Bảo hiểm xã hội đối với người lao động

Hình ảnh
Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế có vai trò giúp ổn định cuộc sống nhân viên. Hỗ trợ nhân viên khi gặp rủi ro: ốm đau, tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp, thất nghiệp… sớm trở lại trạng thái sức khỏe ban đầu cũng như sớm có việc làm…. Theo phương thức BHXH, BHYT, người lao động khi có việc làm và khỏe mạnh sẽ đóng góp một phần tiền lương, thu nhập vào quỹ dự phòng. Quỹ này  giúp đỡ nhân viên khi ốm đau, tai nạn, lúc sinh đẻ và phục vụ con cái ,  khi không làm việc, lúc già cả  để duy trì và ổn định cuộc sống của nhân viên và gia đình họ. Vì thế, hoạt động BHXH, BHYT, một mặt, đòi hỏi tính trách nhiệm cao của từng người lao động đối với bản thân mình, với gia đình và đối với cộng đồng, xã hội theo phương châm “mình vì mọi người, mọi người vì mình” thông qua quyền và nghĩa vụ. Mặt khác, thể hiện sự gắn kết sứ mệnh giữa những thành viên trong xã hội, giữa các thế hệ kế tiếp nhau trong một quốc gia, tạo thành một khối đoàn kết thống nhất về lợi ích trong một thể chế chính tr...
Đọc thêm